Contact association : comment mieux les gérer ?

Depuis la crise du Covid-19 et la nécessité de télétravailler, les associations se professionnalisent. De nouveaux besoins émergent, tels que la gestion du type de contact association. Mais également, la sécurité et le partage des données (contacts, documents,…), la valorisation et l’animation des membres. 

Voici nos conseils pour réussir en équipe :

1. Construisez un référentiel commun

88%Selon l’étude Véritas, 88 % des données sensibles des organisations sont partagées sur Zoom, WhatsApp, Facebook… plus de 70 % des fichiers Excel contiennent des données obsolètes, doublons… Aussi, nous avons tous été amenés à partager des données sensibles sur des réseaux sociaux et de le regretter après.

La souveraineté des données est un enjeu majeur au sein des organisations. C’est pourquoi des solutions de gestion des contacts association ont émergé et sont plébiscitées par les équipes. En effet, pour faciliter la collecte, le suivi et le partage, la solution de gestion de contacts en équipe apporte de nombreux avantages.Adieu à la perte de temps liée à la recherche d’informations, allégeons notre charge mentale en facilitant et en sécurisant le partage de données.Avec l’utilisation d’une solution dédiée, on harmonise la collecte des données et la mise à jour de vos membres, vos partenaires, on peut segmenter pour mieux animer nos communautés. Le travail collaboratif nécessite de partager des informations (sensibles ou non) qu’on soit en télétravail ou en présentiel.

2. Collaborez en équipe en toute sécurité

Pour travailler en équipe, on a vite fait de démultiplier les fichiers Excel de contacts, de listes de diffusionet de s’y perdre. Alors on perd du temps à se demander quand est-ce qu’on doit appeler un membre ? Est-ce que ce membre a réagi à notre invitation? A-t-il/elle lu nos dernières publications ?Selon Véritas, on perd plus de 20 % de notre temps de travail à rechercher de l’information, à partager des données obsolètes (un email, un numéro de téléphone, le dernier rapport que vous avez publié…) au lieu d’entretenir ses relations pour développer plus de proximité avec les membres.Dans notre infographie, nous avons mis en avant les meilleures pratiques testées et approuvées par nos clients.  

3. Engagez et animer le contact association pour mieux fidéliser

Pour qu’un collectif se fédère, une belle dynamique et un calendrier actif sont indispensables.Une des clefs pour réussir l’animation de communauté(s) est de développer une forte proximité et d’identifier les contacts associatifs à toucher, les besoins de vos communautés.Une bonne segmentation des contacts aidera à identifier les personnes actives ou passives vis à vis de votre organisation. C’est pourquoi, investir sur votre gestion de vos contacts est si primordiale. Plus vous ciblez, plus vous touchez vos audiences et favorisez l’engagement et la participation de vos membres.Bien que la gestion des évènements peut être chronophage, elle constitue un levier intéressant de valorisation des membres, de vos actions. Pour optimiser votre temps, pensez à utiliser une solution de gestion d’ évènements ce qui vous permettra de cibler vos audiences, de personnaliser et de scénariser vos invitations et les relances.

4. Adoptez une démarche responsable

27%des associations et des organisations inscrivent la responsabilité sociale comme priorité dans leur stratégie.

Saviez-vous que : “La consommation d’énergie due au numérique est en augmentation de 9 % par an. Si nous continuons à ce rythme, elle sera trois fois plus importante en 2025 qu’elle ne l’était en 200”, selon le think tank The Shift Project.

L’engagement est au cœur de vos préoccupations, emparez-vous de l’occasion de réduire votre empreinte numérique. Soyez au cœur des préoccupations de vos membres et aidez-les à découvrir vos actions RSE.

5. Découvrez la méthode de 5C

Calculer votre empreinte carbone pour prendre conscience, coopérer, collaborer, coordonner,

• Coopérer grâce à une dynamique partenariale constructive (en choisissant des prestataires engagés, notamment pour un numérique responsable) en organisant des évènements communs à plusieurs organisateurs,

  
  

• Choisir des prestataires engagés à vos côtés (numérique responsable avec nota Planetech'Care, démarche RSE),

  
  

• Compenser même si certains crient au greenbashing, les actes parlent et vaudront toujours plus que des paroles. Pour notre part, nous avons choisi Reforest'Action, TimeforPlanet, GoodPlanet.

  
  

• Consommer durablement (que ce soit les collations, les repas, les fournitures le mobilier, les déplacements ...) des solutions existent.
  Quelques exemples : connaissez-vous Scop3 qui est une plateforme qui donne une nouvelle au mobilier de bureau? Les capsules de café végétales, la réduction de la consommation d'électricité avec la sensibilisation de vos équipes à éteindre les objets laissés en veille, les potagers en bac aux côtés des plantes pour décorer les locaux...