Scanner carte de visite : optimisez votre gestion de contacts

Chaque carte de visite que vous recevez est une mine d’or d’opportunités professionnelles. Mais comment transformer ces petits bouts de papier en relations professionnelles durables et fructueuses ? La réponse réside dans l’utilisation efficace d’un CRM et des technologies de numérisation. Comment tirer parti de ces informations pour mener une stratégie de prospection et des actions marketing de qualité ?

Scanner chaque carte de visite sera la clé d’une gestion des contacts aboutie et réussie  ! 

Dans cet article, découvrez comment les importer dans un CRM :

Choisir la technologie adaptée pour scanner vos cartes de visite

Lorsque le monde physique rencontre le numérique dans la gestion des contacts, le choix de la bonne technologie devient l’étape clé.Nous examinons ici deux solutions distinctes, les applications dédiées à la gestion des cartes de visites professionnelles et l’import de scans dans un CRM. Les applications dédiées pour la numérisation de cartes de visiteLes applications de numérisation de cartes de visite, également appelées OCR) sont votre billet pour une gestion moderne des contacts. Parmi les options phares, citons :

Covve

Evernote

SnapADDY

Ces applications vous permettent de capturer instantanément les détails de la carte de visite en utilisant la caméra de votre smartphone.Vous pouvez ainsi transformer un simple instant en données précieuses !La synchronisation entre l’application et votre CRM garantit que chaque contact est instantanément accessible, en quelques clics.

Avantages et inconvénients

Avantages

• Facilité d'utilisation,

• Synchronisation directe avec votre CRM,

• Idéales pour les évènements ou déplacements.

La facilité d’utilisation et la synchronisation directe avec votre CRM signifient que vos données sont toujours à portée de main. 

Les applications dédiées sont idéales pour les personnes en déplacement ou lors d’évènements. En effet, elles permettent de collecter des informations en un instant.

Inconvénients

• Coûts élevés,

• Engagement via des abonnements,

• Dépendance à la technologie.

• Confidentialité et sécurité des données

Gardez à l’esprit que certaines applications peuvent nécessiter des abonnements payants pour accéder à des fonctionnalités avancées.

De plus, la question de la confidentialité des données se pose, ces applications peuvent stocker les informations de vos contacts.

Il est essentiel de choisir des applications réputées et de comprendre leur politique de confidentialité pour minimiser les risquesde fuite ou d’utilisation abusive des données.

Quels sont les outils OCR pour scanner des cartes de visite ?

Les outils OCR, une solution éprouvée, font briller la précision. Pour vous aider, voici quelquesapplications telles que :

• Microsoft Lens

• PDF Expert

• Adobe Scan

• SwiftScan

Ces applications transforment votre smartphone en un véritable outils de numérisations avec une qualité inégalées. Elles vous permettent de scanner chaque carte de visite le plus précisément possible.

Les scanners vous offrent également, un niveau de contrôle supérieur sur le processus de numérisation, garantissant que chaque détail est capturé dans toute sa splendeur.

Pourquoi choisir les scanners de cartes de visite ?

Les fichiers PDF offrent une structure cohérente et universelle, ce qui rend compatibles avec de nombreuses plateformes.

De plus en passant par plus d’étapes, vous élevez vos données à un niveau supérieur en réduisant considérablement les risques d’erreurs lors de la saisie automatique.

Préparez vos fichiers PDF pour la numérisation des cartes de visite

Lorsque vous capturez des cartes de visite via une application ou un scanner, la qualité de la photo joue un rôle essentiel dans l’exactitude des informations.

Avant de scanner les cartes de visites

Avant de cliquer, assurez-vous de préparer vos cartes de visite de la meilleure façon possible :

• Nettoyez les cartes de visite : Enlevez la poussière ou les éventuelles taches garantit une numérisation nette et claire.

• Éclairage adéquat : Choisissez un endroit bien éclairé pour que la caméra puisse capturer la carte avec précision.

Préparation des fichiers

Si dans votre PDF les textes ne sont pas identifiés automatiquement vous devez passer par l’étape OCR (Optical Character Recognition). 

💡 Vous trouverez facilement une multitude d’outils en ligne gratuit, pour n’en citer qu’un : PD24

Avec le PDF OCR vous pouvez directement transférer vos fichiers en CSV ou passer par des solutions gratuites. Si votre système d’exploitation ne le fournit pas directement, en voici quelques unes :

1. AnyConv

2. Convertio

3. Wondershare

4. PDFelement

Vérifiez les données extraites de la numérisation

Une fois vos cartes de visite transformées en format .csv, l’aventure continue ! 

La vérification des informations numérisées est d’une importance cruciale :

Relisez les informations numérisées

Prendre le temps de vérifier chaque information est une opportunité de corriger les erreurs et d’ajouter les détails manquants, le tout pour créer un tableau complet et exact de vos contacts.

Pour en savoir plus nous vous invitions à consulter notre article sur la Segmentation pour les associations professionnelles 

Ajoutez de la valeur aux fichiers .csv

Les fichiers CSV  peuvent sembler simplistes, mais ce sont en réalité de véritables trésors . En vérifiant et en corrigeant les données numérisées, vous transformez ces fichiers en une mine d’or d’informations précises.

Vous l’aurez compris, cette étape ne s’arrête pas à la correction d’erreurs, elle représente une occasion d’ajouter de la valeur, de renforcer vos connexions et de faire briller chaque interaction à venir.

Importez dans votre CRM

L’importation de vos fichiers CSV dans un CRM, comme Nelis CRM, est la touche finale. Elle vous permet d’organiser vos contacts, de suivre vos interactions, d’envoyer des e-mails ciblés et de gérer vos opportunités, tout en respectant les directives RGPD. Elle vous donne un accès complet à vos relations professionnelles.

Organisez vos contacts, suivez vos interactions, envoyez des e-mails personnalisés et gérez vos opportunités, le tout en respectant les directives RGPD pour garantir la confidentialité des données.

Alors n’attendez plus pour scanner chaque carte de visite que vous trouvez !

En conclusion

Ne sous-estimez pas la puissance d’une carte de visite. Avec les bonnes technologies et un CRM robuste, chaque carte peut être le début d’une relation professionnelle fructueuse.

Alors, commencez à scanner dès aujourd’hui !

N’hésitez pas à nous contacter pour toutes questions.