Comment un CRM événementiel transforme vos événements ?

L’organisation d’un événement peut être complexe et nécessite une coordination efficace de nombreux éléments. Cependant, pour faciliter cette tâche, il est désormais possible d’utiliser un CRM événementiel ou un logiciel de gestion d’événements. 

Dans cet article, nous explorerons les avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion d’événements. En passant par l‘intelligence collective et la souveraineté numérique.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'événements ?

Un logiciel de gestion d’événements, également appelé CRM événementiel. C’est un outil qui permet de transformer la façon dont les événements sont organisés et gérés. Il offre la possibilité de regrouper toutes les informations relatives à l’événement et aux invités sur une seule plateforme. Il rend accessible à toute l’équipe les informations liées au projet.

Cela permet également d’optimiser et d’automatiser l’organisation événementielle. Grâce à la centralisation des données le partage est faciliter et sécurisé.

De plus, un logiciel de gestion d’événements offre également des fonctionnalités avancées pour la campagne de communication (personnalisation du suivi des contacts, des listes de diffusion, segmentation marketing, piloter les emailing pour les invitations et les relances) de l’événement.

Il gère aussi la création d’un site web ou d’un espace membre (extranet) dédié à l’événement, d’envoyer des invitations et des rappels par e-mail, de gérer les inscriptions et les entrées des participants, de partage de publications. Enfin, il offre des tableaux de bord d’analyse en temps réel pour suivre les résultats de l’événement et comparer les performances.

Choisir le bon logiciel dépendra de votre taille (TPE, PME, Grands Comptes, Association professionnelle). Mais également, de la qualité de votre bases de données, de la collecte d’informations, du niveau de partage de la connaissance client que vous souhaitez et du degré d’automatisation que vous souhaitez mettre en place.

"Une forte imagination produit l’événement." Michel Montaigne.

Quels sont les avantages d'un crm événementiel ?

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’événements présente de nombreux avantages pour les entreprises. Tout d’abord, il améliore la coordination entre les équipes en leur permettant d’accéder facilement aux informations pertinentes. Cela facilite la communication et la collaboration, ce qui se traduit par une meilleure efficacité et une réduction des erreurs. En effet, en moyenne on obtient une diminution de plus de 70% du stress et de charge mentale.

De plus, un logiciel de gestion d’événements permet d’optimiser les coûts en éliminant le besoin de jongler entre différents outils et en centralisant toutes les données. Cela permet de gagner du temps et de réduire les dépenses liées à l’organisation de l’événement.

Enfin, un logiciel de gestion d’événements offre une visibilité en temps réel sur le budget engagé et les résultats de l’événement. Cela permet de prendre des décisions éclairées et d’ajuster la stratégie en fonction des données collectées. Il offre également la possibilité d’analyser les performances de l’événement et d’identifier les domaines à améliorer pour les événements futurs.

🤝 L'intelligence collective dans la gestion d'événements

L’intelligence collective est un concept clé dans la gestion d’événements. Elle consiste à exploiter la connaissance et l’expertise collective de toute l’équipe pour prendre des décisions et résoudre des problèmes de manière collaborative. Un logiciel de gestion d’événements facilite l’intelligence collective en permettant à tous les membres de l’équipe d’accéder aux informations et de contribuer à la planification et à l’organisation de l’événement.Grâce à l’intelligence collective, les entreprises peuvent bénéficier de différentes perspectives et idées, ce qui peut améliorer la créativité et l’efficacité de l’événement. De plus, cela favorise un environnement de travail collaboratif et renforce l’esprit d’équipe.

🇫🇷 La souveraineté numérique dans la gestion d'événements

La souveraineté numérique est un autre aspect important de la gestion d’événements. Elle consiste à garantir que les données et les informations sensibles sont protégées et que les entreprises ont un contrôle total sur leur utilisation et leur stockage. Dans le secteur événementiel, il est essentiel de se préoccuper du recueil, du traitement et du stockage des données personnelles des participants.Opter pour une solution SaaS éditée et hébergée en France, c’est la garantie de gérer les données de manière sécurisée, conformément aux réglementations en vigueur en France et en Union Européenne. Prendre soin de sa souveraineté numérique permet à l’entreprise d’améliorer son image de marque. Cela renforce la confiance des participants et protège la réputation de l’organisateur que ce soit une agence événementielle ou une association professionnelle.

Les fonctionnalités clés d'un crm événementiel

Un logiciel de gestion d’événements offre une variété de fonctionnalités pour faciliter l’organisation et la gestion de l’événement. Voici quelques-unes des fonctionnalités clés que vous pouvez trouver dans un tel logiciel :

• Gestion des inscriptions en ligne ou via  : le logiciel permet de gérer les inscriptions des participants, de collecter les informations nécessaires et de suivre leur statut.

  
  

• Gestion des invitations : il offre la possibilité d’envoyer des invitations personnalisées par e-mail et de suivre les réponses des participants.

  
  

• Planification de l’événement : le logiciel permet de planifier les différentes étapes de l’événement, de définir les tâches et les responsabilités, et de suivre l’avancement.Gestion des paiements : le logiciel facilite la gestion des paiements des participants, en offrant des options de paiement en ligne sécurisées (Stripe, Make…).

  
  

• Tableau de bord : il offre des outils d’analyse des données en temps réel pour suivre les performances de l’événement et prendre des décisions basées sur les données.

  
  

• Communication avec les participants : le logiciel facilite la communication avec les participants, en leur envoyant des rappels, des informations importantes, publication, extranet, annuaire des membres ou annuaire des participants etc.

  
  

• Gestion des partenaires et des fournisseurs : il permet de gérer les relations avec les partenaires et les fournisseurs, de suivre les contrats, les paiements, etc.

  
  

• Gestion des suivis post-événement : le logiciel permet de collecter les retours des participants, de suivre les résultats de l’événement et de préparer des rapports détaillés.

  
  

• Intégration avec d’autres outils et connecteurs API : certains logiciels de gestion d’événements offrent la possibilité de s’intégrer avec d’autres outils, tels que les CRM, logiciel de facturation, ERP, les réseaux sociaux, etc.

✅ Gestion des consentements RGPD et la gestion des événements

Dans le contexte de la gestion d’événements, la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est cruciale, en particulier lorsqu’il s’agit de la gestion des consentements B2B.

Un CRM événementiel efficace doit être conforme RGPD avec transparence et conformité des registres de consentements. Par exemple, lors de l’inscription à un événement, chaque participant(e) doit être clairement informé(e) de la manière dont ses données seront utilisées, et de donner son consentement explicite.

De plus, les participants doivent avoir la possibilité de retirer leur consentement à tout moment. Un logiciel CRM qui intègre une gestion robuste des consentements RGPD assure la conformité, renforce la confiance des participants et à protéger la réputation de votre entreprise.

🌳 L'impact de la technologie sur la gestion d'événements

L’impact de la technologie sur la gestion d’événements est indéniable. Les logiciels de gestion d’événements ont révolutionné la façon dont les entreprises planifient, organisent et exécutent leurs événements. Ils ont rendu le processus plus efficace, plus organisé et plus facile à gérer. De plus, ils ont permis aux entreprises et aux associations professionnelles de gagner du temps et de l’argent, tout en améliorant l’expérience des participants.

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion d’événements est la capacité à centraliser toutes les informations relatives à l’événement. Cela signifie que toutes les données, des détails de l’événement aux informations sur les participants, sont stockées en un seul endroit. Cela permet également une meilleure coordination et communication entre les différentes parties prenantes de l’événement.

Toutefois, nous vous recommandons de choisir des éditeurs de logiciels qui s’impliquent pour un numérique responsable. Des acteurs comme Nelis, ont rejoint des associations comme PlaneTech’Care, Institut du Numérique Responsable et oeuvre pour améliorer leur impact numérique et leur empreinte carbone par des actions concrètes (compensation carbone, amélioration optimisation des technologies, prestataires Cloud norme Iso 14001, 27001 et 9001).

🖌️ L' importance de la personnalisation dans la gestion d'événements

La personnalisation est un autre aspect crucial de la gestion d’événements. Les participants à un événement attendent une expérience qui soit adaptée à leurs besoins et préférences individuels. Un logiciel de gestion d’événements aide à atteindre cet objectif grâce une personnalisation à différents niveaux.

Par exemple, le logiciel propose la personnalisation des invitations et des communications en fonction des préférences de chaque participant(e) grâce aux champs personnalisés. Ainsi, vous obtenez de meilleurs taux d’ouverture et de clics. Ce dernier, facilite également la personnalisation de l’expérience de l’événement lui-même, en offrant la personnalisation pour l’agenda, les sessions.

Enfin, la collecte et l’enrichissement des  données des  participant(e)s sont facilités, toujours à jour et partagés en équipe.

🔮 L' avenir de la gestion d'événements

L’avenir de la gestion d’événements est prometteur, avec de nouvelles technologies et tendances émergentes qui continuent à transformer le secteur. L’intelligence artificielle, par exemple, est en train de changer la façon dont les événements sont planifiés et gérés. Par exemple, les CRM événementiels offrent des outils d’analyse de données avancés et des capacités de personnalisation améliorées.

De plus, la réalité virtuelle et augmentée offre de nouvelles possibilités pour l’engagement des participants et l’expérience de l’événement. Ces technologies permettent de créer des expériences immersives et interactives qui apporteront un meilleur engagement des participants et rendre l’événement plus mémorable.

Enfin, l’importance de la durabilité dans la gestion d’événements ne peut être sous-estimée. Les entreprises sont de plus en plus conscientes de leur impact environnemental et cherchent des moyens de rendre leurs événements plus durables. Un logiciel de gestion d’événements aide à atteindre cet objectif en offrant des fonctionnalités clés. Segmentation marketing, personnalisation d’ emailing, gestion des déchets, suivi des émissions de carbone, et promotion de pratiques durables.

En conclusion

Un CRM événementiel transforme la façon dont vous organisez et gérez vos événements. Vous aussi, digitalisez votre système d’information et améliorez la coordination entre vos équipes. Vous optimisez vos coûts et stimulez l’intelligence collective. 

Avec les fonctionnalités avancées offertes par des logiciels comme Nelis CRM, vous organisez des événements plus efficacement et obtenez de meilleurs résultats. Alors, n’hésitez pas à explorer les différentes options disponibles sur le marché. Choisissez le logiciel qui correspond le mieux à vos besoins et à vos objectifs.

Optez pour un logiciel en mode SaaS, intuitif, personnalisable, avec des fonctionnalités simples d’automatisation, conçu pour centraliser et sécuriser vos données clients.  

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