La gestion des données en entreprise : définition, enjeux, avantages

Qu'est-ce que la gestion des données en entreprise ?

La gestion des données en entreprise est un pilier incontournable pour le succès et la souveraineté de votre entreprise. Plusieurs étapes sont indispensables pour réussir son projet de data management. Découvrez comment maîtriser les flux d’informations, analyser efficacement les données et assurer la pérennité de votre activité dans un monde où les données sont devenues le carburant de la réussite ! 

La gestion des données en entreprise c’est l’ensemble des processus, des politiques, des stratégies et des technologies mis en place pour collecter, organiser, stocker, sécuriser et exploiter efficacement les informations essentielles à l’activité d’une entreprise.

Il s’agit de gérer de manière stratégique les flux de données internes et externes afin de les transformer en connaissances exploitables. Cette gestion des données permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées, de répondre aux attentes des clients, d’optimiser la relation client, de garantir la conformité réglementaire et de maintenir les avantages concurrentiels dans un environnement de plus en plus axé sur les données. En somme, la gestion des données constitue un pilier fondamental pour assurer la croissance, la performance et la souveraineté d’une entreprise.

Dans un sens marketing, la gestion des données se définit comme le processus qui consiste à enregistrer et collecter les données d’un contact (suspects, prospects, clients, adhérents, partenaires, sponsors, presse, acteurs de l’écosystème) et à suivre ses interactions dans le cadre de sa relation client ou des activités de l’entreprise.  

« La gouvernance des données est au service de l’analyse des données car elle la rend possible. On met en place cette gouvernance dans les entreprises qui ont besoin de mettre en cohérence toutes leurs actions. Ainsi, leurs actions data et opérations sont plus efficaces. »
Manon Vigoureux, Experte en Data Management et chef de projet Innovation, EDF Commerce

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Quels sont les enjeux de la gestion des données en entreprise ?

Les enjeux de la gestion des données en entreprise sont majeurs et délicats. Un data management efficace permet de centraliser, harmoniser et organiser ces données disparates, favorisant ainsi une meilleure collaboration et une compréhension, une meilleure prise de décisions, un gain de temps, une meilleure efficacité et précision au service de la relation client.

« Une entreprise data-driven a surtout conscience de la valeur de son patrimoine data et des pépites au sein de son capital. Elle va mettre en place une gouvernance pour les mettre en qualité, les gérer et créer un maximum de valeur pour les clients ou l’entreprise. »
Manon Vigoureux, Experte en Data Management et chef de projet Innovation, EDF Commerce

Structurer les données éparpillées

Les usages professionnels ont beaucoup évolué et cela continuera de s’accélérer avec l’intégration de l’intelligence artificielle. En effet, face à l’infobésité, la prolifération des sources de données appelé Big Data (via des logiciels ou plateformes SaaS, des chatbots conversationnels, les emails, les réseaux sociaux, les fichiers excel, tableurs…) et à leur dispersion au sein de différents services ou départements, il devient crucial de développer une approche de data management orientée Smart data pour structurer les données, les qualifier, analyser afin de définir les critères de réussite.

💡Pour aller plus loin, quelques conseils d’experts :

Nos experts vous recommande d’instaurer une culture de data management au sein de votre entreprise. Commencer par rédiger un document fondateur dit un catalogue des données ou un référentiel de data management de l’entreprise. La clef du succès est de faire rédiger ces flux de données par les métiers car ils ont la connaissance, l’expertise Métiers et la compréhension. Ils maitrisent les données et le critère déterminant.

Le catalogue des données a pour objectif de définir les règles communes de création, d’utilisation, de savoir où trouver la donnée, les règles de nettoyage et de suppression de la donnée, de sauvegarde …

Souvent, en entreprise, la gestion des données est oubliée et ne fait pas l’objet d’optimisation  et de revoir les règles de data management, pourtant c’est indispensable de mieux maîtriser sa responsabilité sociétale(impact RSE) et de penser à un numérique plus responsable.

Unifier les données pour faciliter le désilotage

Créer un référentiel commun des données pour favoriser la collaboration et l’échange transversal d’informations.

Très souvent, les organisations professionnelles fonctionnent en silos de données. Chaque département ou équipe dispose de son propre réservoir d’informations. Cependant, pour avoir une vision globale et cohérente, il est impératif de créer un référentiel commun des données. Ainsi, vous favorisez l’échange transversal d’informations et l’alignement des objectifs.

Si vous vous dites quel temps perdu, voici quelques chiffres pour vous convaincre :

Selon un rapport de McKinsey, les employés passent 1,8 heures par jour, 9,3 heures par semaine, en moyenne, à la recherche et à la collecte d’informations,

• 19,8% du temps d’activité – l’équivalent d’un jour par semaine de travail – est gaspillé par les employés à la recherche d’informations pour faire leur travail efficacement; un cinquième du temps d’affaires est perdu dans la recherche d’informations. "Source: Interact", 

  
  

• Un nouveau sondage a révélé que les travailleurs ont effectué jusqu’à 8 recherches pour trouver le bon document et les informations.  » Source: SearchYourCloud »,

  
  

• Les données d’IDC montrent que « le travailleur dépense environ 2,5 heures par jour, soit environ 30% de la journée de travail, à la recherche d’informations …

  
  

• 60% des cadres de l’entreprise ont estimé que les contraintes de temps et le manque de compréhension de la façon de trouver des informations empêchaient leurs employés de trouver l’information dont ils avaient besoin.  » Source: Information: The Lifeblood of the Enterprise ».

Construire votre gouvernance des données

La gouvernance des données est également un aspect essentiel de la gestion des données en entreprise. Une gouvernance bien établie permet d’établir des politiques, des normes et des processus pour assurer la qualité, la sécurité et l’intégrité des données. Cela comprend des mesures de sécurité robustes, des stratégies de protection des données sensibles et des mécanismes de contrôle pour garantir la conformité réglementaire.

Tirer parti de la gouvernance des données :

• Gérer la volumétrie,

  
  

• Regrouper les données pour mieux les normaliser, les qualifier,

  
  

• Consolider, enrichir et mettre à jour vos données, transformer vos données pour les utiliser,

  
  

• Sensibiliser vos équipes et collaborateurs en créant des ateliers « CleanData »

  
  

Gérer la volumétrie des données

La volumétrie des données représente un défi constant pour les entreprises. La gestion efficace de cette masse d’informations implique de mettre en place des technologies et des capacités de stockage adéquates pour gérer, traiter et analyser les données à grande échelle.
Mettre en place des capacités de stockage et des technologies adaptées est un défi. En effet, il est important d’anticiper les besoins pour gérer les grandes quantités de données. 

Nos experts vous recommandent :

• de développer une division ou de recruter un talent Data gouvernance,

  
  

• une ressource dédiée à la gouvernance des données,de prévoir à minima une fois par an votre estimation de volumétrie de données,

  
  

• de développer une politique de sauvegarde et de suppression des données pour lutter contre le stockage d’informations inutiles.

Capitaliser grâce à la consolidation des données

La consolidation des données devient alors cruciale pour réduire les doublons, éliminer les redondances et garantir la précision des informations.C’est l’étape indispensable qui facilite et montre le chemin vers le graal, votre trésor caché.

Plus recommandations :

• Établissez des règles de collectes, un fichier normalisé de collecte des données est l’ingrédient secret,

  
  

• Communiquez et former les équipes aux règles pour faciliter la consolidation des données, le dédoublonnage,

  
  

• Investissez dans un logiciel CRM de gestion des contacts et des données pour faciliter le suivi,

  
  

• Automatisez la collecte, l’enrichissement des données, la qualification pour une segmentation marketing de qualité. 

Tirer parti des données pour la prise de décision

Utiliser efficacement les données pour prendre des décisions éclairées et orienter la stratégie de l’entreprise.

Grâce aux critères de segmentation marketing, vous serez en mesure d’activer le bon contact au bon moment, de prendre des décisions éclairées et objectives.

Visualisez sous forme de statistiques et menez des actions pertinentes qui vous mèneront tout droit vers le succès. En utilisant une solution comme Nelis CRM, il vous sera facile d’établir des tableaux de bord en temps réel.

Les avantages de la gestion des données

Les avantages de la gestion des données en entreprise  sont nombreux. Nous avons compilé ceux qui nous semblaient les plus importants.

🚀 Amélioration de la prise de décision

Une gestion efficace des données permet aux entreprises de prendre des décisions plus éclairées, basées sur des informations précises et fiables. En ayant accès à des données pertinentes et actualisées, les décideurs peuvent analyser les tendances, identifier les opportunités et les risques, et prendre des décisions plus stratégiques pour la croissance de l’entreprise.

De plus, une fois les données qualifiées, les indicateurs de performance donnent du sens aux données. Que les indicateurs soit basés sur des critères objectifs, par exemple, le code APE, taille de l’entreprise, … ou des critères subjectifs, par exemple, la chaleur de la relation, le scoring de fiabilité de participation aux événementiels qu’on organise. Ainsi, cela permet de limiter le gaspillage alimentaire.

🎯 Optimisation des actions marketing et commerciales

En effet, la gestion et la collecte des données contextualisées permet d’optimiser les processus et les opérations de l’entreprise. En centralisant et en structurant les données, il devient plus facile d’automatiser des tâches, de suivre les performances, de repérer les inefficacités et d’apporter des améliorations continues.

Cela permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d’augmenter l’efficacité globale de l’entreprise. Investissez le temps gagné pour personnaliser vos campagnes de prospection, d’engagement et de fidélisation clients. Définissez sur la base de segments les relations essentielles à entretenir pour assurer la réussite de votre entreprise.

🔒 Renforcement de la sécurité des données

Une gestion adéquate des données permet de renforcer la sécurité de l’entreprise et d’assurer le respecte de la législation RGPD (Règlement Général de la Protection des Données). Cela comprend la mise en place de mesures de protection des données, la gestion des droits d’accès, la confidentialité des informations sensibles et la conformité aux réglementations en matière de protection des données.

En sécurisant les données, l’entreprise se prémunit contre les risques de violation de données et préserve la confiance de ses clients.Définir une stratégie de gouvernance des données combinée à la stratégie CRM, voilà le meilleur levier de croissance. Saisissez la contrainte et transformez-la en pépite d’or.

💡Innovation et développement de produits

La gestion des données favorise l’innovation et le développement de nouveaux produits ou services. En analysant les données des clients, des marchés et des tendances, les entreprises peuvent identifier de nouvelles opportunités, comprendre les besoins des clients et proposer des solutions adaptées. Les données fournissent des informations précieuses pour la création de produits innovants et la différenciation sur le marché.

Via l’organisation événementielle, développer votre démarche d’open innovation pour détecter les tendances et les technologies tout en accompagnant des startup.

📈 Meilleure connaissance client

La gestion des données permet d’obtenir une meilleure connaissance des clients. En consolidant et en analysant les données clients, les entreprises comprennent leurs comportements, leurs préférences et leurs besoins. Cela facilite la personnalisation des offres, l’optimisation des campagnes marketing et l’amélioration de l’expérience client. Par conséquent, la fidélisation est accrue et à une satisfaction client améliorée.

Donner du sens à vos données, à vos actions, construisez un marketing opérationnel plus responsable, plus personnalisé, plus pertinent.

En conclusion

Grâce à une exploitation efficace des données, les entreprises sont en capacité de stimuler leur performance, leur compétitivité et leur rentabilité. Cependant, il est important de créer des protocoles ( nettoyage, dédoublonnage,…) en fonction de la phase de vie de vos données :  

Rassurez-vous ! Le jeu en vaux tout de même la chandelle,  puisque la gestion des données est devenue un atout important dans notre environnement qui est de plus en plus sensible aux personnalisations en tout genre…