Comment organiser une assemblée générale ?

L’assemblée générale est le temps fort pour les associations, fédérations et fondations. D’abord c'est l'occasion de faire le point sur l'année écoulée. Mais aussi, de présenter les résultats et de prendre des décisions importantes pour l'avenir de l'organisation.

Mais comment organiser une assemblée générale efficace ?

1. Préparez l’avant, définissez vos objectifs pour chaque événement

Pour débuter, préparez l’avant est la clé du succès d’une assemblée générale efficace. En effet, avant de vous lancer, définissez vos objectifs, les sujets abordés, le choix du lieu et posez-vous ces questions : 

1. Est-ce un événement physique, digital ou les deux ? 

   
   

2. Quelle expérience souhaitez vous créer ? 

   
   

3. Qui va intervenir ? 

   
   

4. Quelle est la durée prévue ? 

Ainsi, en répondant à ces questions, vous serez en mesure de préparer un ordre du jour clair et précis.

2. Organisez votre assemblée générale grâce au logiciel de gestion des événements

Par ailleurs, la gestion de cet événement peut être un processus complexe, avec de nombreux documents à gérer, des participants à suivre et des décisions à prendre. 

En effet, pour optimiser ce processus, il peut être judicieux d’utiliser un CRM (Customer Relationship Management). Avec cet investissement, vous êtes sûr de pouvoir organiser une assemblée générale efficace !

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🗓 Planifiez les tâches liées à l'organisation de l'assemblée générale​

Ensuite, un CRM peut vous aider à planifier les différentes tâches liées à l’organisation de l’assemblée générale, telles que la réservation de la salle de réunion, l’envoi des invitations, la collecte des documents nécessaires, etc. Ainsi, vous pouvez créer des tâches et des rappels pour ne rien oublier et pour vous assurer que tout est prêt à temps.

✍️ Personnalisez les invitations des participants ​

De plus, au-delà d’un simple planificateur, le CRM peut vous permettre d’envoyer des invitations personnalisées et ciblées… En effet, l’envoi d’invitations personnalisées peut aider à augmenter la participation des membres et à renforcer leur engagement. Vous pourrez facilement personnaliser les invitations des participants à l’assemblée générale en fonction de leurs intérêts et de leur implication antérieure dans l’organisation.

🚨 Programmez des rappels​

La planification d’une assemblée générale peut prendre du temps et nécessite souvent une coordination minutieuse. Malgré tous les efforts déployés pour informer les participants, il est possible que certains oublient la date et l’heure de l’événement. Pour éviter cela, il est important de programmer des rappels pour les participants.C’est un atout de taille pour aider à réduire le nombre de participants qui oublient la date ou l’heure de l’événement et la personnalisation vous permettra d’intéresser et d’engager les membres de votre association autour de votre événement.

📝 Évaluez et améliorez l’organisation de l’assemblée générale ​

L’assemblée générale est un événement important pour votre organisation, c’est pourquoi il est essentiel de l’évaluer et de l’améliorer. Ensuite, avec un CRM, vous pouvez facilement recueillir des commentaires des participants et des membres de votre organisation pour améliorer la qualité de l’assemblée générale et la satisfaction des participants, Vous pourrez également envoyer des sondages de satisfaction aux participants et ainsi améliorer continuellement vos évènements associatifs.

3. Pendant l'assemblée...

✨ Créez une ambiance conviviale

Pour que votre assemblée générale soit réussie, il est important de créer une ambiance conviviale et détendue. Prévoyez des pauses régulières pour permettre aux participants de se détendre et de discuter entre eux. Pensez également à une collation ou un repas convivial en fin de réunion pour prolonger les échanges ! 

👥 Faîtes participer les membres

Une assemblée générale réussie est une assemblée où tous les membres se sentent impliqués et ont la possibilité de s’exprimer. Pour favoriser la participation, vous pouvez prévoir des moments de débat ou de questions/réponses, utiliser des sondages interactifs ou des votes en temps réel pour recueillir l’avis des participants.

🪄 Soyez clair et synthétique

Lorsque vous intervenez devant une assemblée générale, il est important d’être clair et synthétique. Préparez bien votre discours en amont et évitez les termes techniques ou trop complexes qui pourraient perdre votre audience. N’hésitez pas à utiliser des graphiques ou des tableaux pour illustrer vos propos.En conclusion, animer une assemblée générale demande une préparation minutieuse et une certaine expertise. En utilisant un CRM, vous pourrez faciliter l’organisation de votre réunion et mieux anticiper les besoins logistiques. En favorisant la participation des membres, vous créez une ambiance conviviale et stimulante pour tous les participants. Enfin, en étant clair et synthétique dans vos interventions, vous vous assurez que tous les membres comprennent bien les enjeux et les décisions prises.

4. En résumé pour organiser une assemblée générale ...

Notre conseil : animer une assemblée générale demande une préparation minutieuse et une certaine expertise. En utilisant un CRM, vous pourrez faciliter l’organisation de votre réunion et mieux anticiper les besoins logistiques. 

En favorisant la participation des membres, vous créez une ambiance conviviale et stimulante pour tous les participants. Enfin, en étant clair et synthétique dans vos interventions, vous vous assurez que tous les membres comprennent bien les enjeux et les décisions prises.